不要花很多时间整理信箱

作者: 来源:中心要性 时间:2020-06-14 21:35:46 浏览(187)

不要花很多时间整理信箱

文/电脑玩物站长(esor huang)

整理是不想工作时最好藉口,耽误处理重要任务时间

每天打开信箱都要被次要邮件干扰速度且浪费时间。
用Gmail自动整理功能过滤出今天真正重要邮件。
原本60分钟才能整理完的信箱,现在30分钟搞定重要邮件。

「整理」看起来是工作上的重要步骤,但现实面来看,我们通常是在「不想面对压力大的工作」时,就会想说:先来整理一下书桌、先来整理一下档案,先来整理一下邮箱好了?但事实上,这样的整理不会真正帮我们完成工作,反而因为又多花了一些整理,而又多浪费了一些处理重要工作的时间,等到整理完了,更焦虑剩下的工作时间又更少了!

而在善用Google工作流程中,应该要善用云端与数位「自动」整理的优势,让Google帮你整理,让自己可以直接专注在真正重要的工作上。

以原本看起来杂乱的Gmail信箱来说,只要善用下面的「自动整理」功能,我们可以:

1. 直接专注在重要邮件上,让时间花费有价值。
2. 减少不重要的邮件数量干扰,节省额外整理时间。
3. 不漏看需要处理的邮件,节省挽救意外时间。

信箱第一道干扰就是很多「不需要处理」的邮件,这些邮件包含广告传单、新讯通知、社群更新,当他们佔满收件匣时,会淹没重要邮件,当要打开处理他们时又浪费时间,这时候就善用Gmail的自动整理功能吧!

1. 一的信箱软体打开邮件后,所有的邮件都混乱的列在一起,尤其有很多次要讯息了重要的工作任务交代邮件,这时候Gmail其实可以帮我们自动过滤出工作重要邮件。

2. 只要打开收件匣方下选单里的「预设」,开启「管理您的收件匣设定」。

3. 接把自动过滤「社交网路」、「销内容」、「最新快讯」、「论」的选项选起来,这些次要邮件就不会再变成干扰。

4. 下一次,只要打开Gmail,先专注在「过滤掉」次要邮件后,真正「主要」的收件匣即可,在这里收到的邮件就是你真正应该花时间处理的重要邮件。

邮件是工作工具,而非堆积不想做不用做的事情的仓库

一直堆积信件在邮箱,于是更不想处理,更难处理。
练习每天都把邮件处理完,善用自动化清空收件匣。
让每天3个小时邮件处理时间,变成只要1个小时。

信箱为什幺会成为你的压力来源?因为我们拖延、堆积里面的任务,让信箱看起来杂乱又处理不完,所以压力大增。

例如妳已经打开电子邮件信箱,看过一轮邮件,却还是把邮件摆在那边,没有立刻「处理」。所以邮件愈积愈多,愈来愈混杂错乱,这会让你更想拖延处理邮件的动作,也会让你必须多做好几次一样的整理动作。

每次打开信箱,都应该立刻把看过的邮件处理掉,处理有几个原则:

1. 回信:当下几分钟内可以处理完成的任务,立刻处理完成然后删除这个工作。
2. 转发:需要交待给别人做、需要提醒别人的任务立刻从自己转移出去。
3. 延后:无法当下进行的任务,立刻排进待办清单,指定给它一个处理的时间,下个章节就马上要教你。
4. 删除:不需处理的,或许连看都不用看,直接删除(善用Gmail的自动过滤与优先收件匣)。
5. 整合:重要的内容,立刻转入自己的统一工作资料库(例如Evernote或Onenote)备份储存。


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